Urusan mengenai arsip dan dokumentasi dalam operasional bisnis kuliner seringkali diremehkan. Padahal keduanya memegang peran sangat penting terlebih jika sudah berhubungan dengan bukti transaksi masuk dan keluar. Pekerjaan terkait ini hal ini wajib dikerjakan secara rutin oleh tim keuangan dan akuntansi. Arsip dan dokumen ini yang nantinya akan menjadi bahan yang dibutuhkan dalam penyusunan dan pembukuan laporan keuangan. 

Sayangnya pekerjaan terkait arsip dan dokumen seringkali memakan waktu dan tenaga. Sebagian orang menganggap ini pekerjaan yang rumit dan menyebalkan. Dari sisi inventaris pun, perusahaan harus menyediakan berbagai kebutuhan terkait kegiatan pengarsipan seperti lemari dokumen, map, paper holder, dan berbagai alat penunjang kerja lainnya.

Hal-hal semacam itulah yang memaksa perusahaan harus memutar otak dan berinovasi dalam improvisasi kegiatan pengarsipan agar berjalan lebih efisien. Kemajuan teknologi mendorong konsep digitalisasi merambah berbagai bidang dan pekerjaan, salah satunya adalah pengarsipan digital. Tak hanya dapat meningkatkan efisiensi kerja, sistem pengarsipan digital bisa membantu bisnis Kamu berkembang dengan lebih cepat karena mampu meningkatkan produktivitas karyawan serta menghemat biaya operasional.

BACA JUGA : Pentingnya Inovasi Bisnis Kuliner Dalam Memudahkan Operasional

Dengan banyaknya manfaat yang ditawarkan, otomatisasi proses pengarsipan keuangan bukan lagi menjadi suatu opsi, tetapi keharusan. Oleh karena itu, semakin dini Kamu menerapkan sistem ini, maka semakin cepat pula perusahaan Kamu berakselerasi. 

Sebagai pelaku bisnis kuliner, Kamu harus mencari informasi untuk mulai beralih ke pengarsipan secara digital. Berikut akan dipaparkan cara-cara mudah untuk memulai menggunakan sistem digital bagi aktivitas pengarsipan bisnis kuliner Kamu!

1. Pilih Platform atau Software Penyimpanan Terbaik

Berbicara tentang sistem digitalisasi, tentu Kamu membutuhkan platform atau software pendukung. Ada banyak teknologi di pasaran yang menawarkan fitur pengarsipan dokumen digital, mulai dari aplikasi, software, hingga platform online berbasis cloud. Pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan iklim bisnis Kamu. Beberapa tips yang bisa Kamu terapkan ketika memilih platform pengarsipan digital adalah Kamu harus memperhatikan  fitur apa saja yang ditawarkan, kemudahaan untuk diintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan, kemudahan penggunaan oleh karyawan Kamu, kemudahan akses oleh pihak yang terlibat. Ketika fitur yang sekiranya Kamu butuhkan ada dalam software pilihan, Kamu bisa menghubungi perusahaan penyedia untuk informasi lebih lanjut. Jika perlu Kamu bisa menjadwalkan demo untuk tutorial selengkapnya. Dengan begitu, Kamu harus menemukan perusahaan yang siap memberikan pelayanan terbaik secara responsif dan bertanggung jawab atas produk aplikasinya, aplikasi ESB bisa menjadi salah satu rekomendasi untuk bisnis restoran Kamu.

2. Ciptakan SOP Aktivitas Pengarsipan Dokumen

Jika aplikasi atau software pengarsipan dokumen sudah terpasang, maka selanjutnya perlu dibuat StKamurd Operating Procedure (SOP) untuk proses penyimpanan bukti transaksi keuangan. Buat alur kerja proses penyimpanan dokumen, mulai dari scanning dokumen fisik, upload, kategorisasi dokumen dan bukti transaksi, sampai siapa yang bertanggung jawab melakukan tiap tugas. Masukkan juga dalam SOP mengenai prosedur keamanan penyimpanan, kata sandi yang digunakan, hingga siapa saja yang bisa mengakses dokumen-dokumen tersebut. SOP atau alur kerja semacam ini penting agar setiap karyawan Kamu memiliki panduan dalam menjalankan setiap fungsi SOP.

3. Integrasikan dengan Sistem Keuangan Lain Perusahaan

Salah satu keuntungan sistem digital adalah kemampuannya dalam berintegrasi dengan sistem lainnya. Manfaat otomatisasi pengarsipan dokumen keuangan tidak akan optimal jika tidak diintegrasikan dengan sistem keuangan lain, seperti pembukuan dan pembayaran. Pastikan bahwa platform yang Kamu gunakan mampu terintegrasi dengan dua fungsi lainnya agar otomatisasi sistem akuntansi perusahaan bersifat holistik dan optimal. Biasanya fitur otomatisasi penyimpanan bukti transaksi merupakan bagian dari fasilitas yang disediakan oleh jasa software akuntansi, sehingga umumnya akan terintegrasi langsung ke sistem pembukuan. Di sisi lain, otomatisasi pembayaran biasanya disediakan oleh platform yang berbeda. Untuk sistem keuangan dan akuntansi yang terintegrasi, baiknya perusahaan pun memiliki platform pembayaran digital ini. Fungsi ini juga akan memudahkan tim keuangan dan akuntansi bisnis Kamu dalam menyelesaikan pekerjaannya lebih efektif dan efisien

4. Penyimpanan Bukti Transaksi Keuangan dalam Bentuk Digital

Seperti yang disampaikan sebelumnya bahwa sistem digitalisasi akan memberikan peran penting dalam penyimpanan dokumen dalam bentuk digital. Setelah sistem otomatisasi terpasang, tim keuangan bisa mulai mencicil kerja untuk menyimpan semua bukti transaksi yang sudah tersimpan dalam lemari arsip ke dalam bentuk digital. Scan dan upload dokumen-dokumen tersebut ke sistem baru, sehingga semua dokumen keuangan tersimpan dalam satu tempat. Ini mungkin akan menyita waktu dan tenaga di awal, namun manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka panjang. Jika sewaktu-waktu Kamu membutuhkan dokumen atau bukti transaksi yang sudah lama terjadi, dokumen ini akan mudah dicari jika sudah tersimpan dalam software atau platform penyimpanan digital. Termasuk untuk urusan pengarsipan dokumen dan bukti transaksi keuangan. Tim keuangan tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam dalam sehari untuk menyusun dan mengatur arsip-arsip ini. Praktis, simpel, dan cepat bukan? Selamat memulai ya!

Keempat cara tersebut dapat Kamu aplikasikan untuk bisnis restoran Kamu sedari awal. Seperti yang diketahui bahwa yang namanya arsip dan dokumen harus terdata dan termonitor dengan baik, jadi jangan sampai Kamu kecolongan ya!

Leave a comment